Xem thêm : Những lý do khiến nghề hướng dẫn viên trở thành lựa chọn hàng đầu của giới trẻ hiện nay
Nhiệm vụ chính của hướng dẫn viên là giới thiệu, hướng dẫn du khách theo một số loại hình du lịch theo mục đích cụ thể mà khách và đơn vị kinh doanh du lịch đã thỏa thuận trong hợp đồng. Vì vậy, bất kỳ hướng dẫn viên nào khi tác nghiệp phải thành thạo kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ. Các kiến thức đó bao gồm: quy định, thủ tục xuất nhập cảnh, các thông lệ quốc tế, từng khu vực để giải thích, hướng dẫn, hỗ trợ du khách.
Khi hiểu rõ về tour của khách thì hướng dẫn viên mới có thể xây dựng kế hoạch công tác cụ thể, dự đoán các tình huống có thể xảy ra để chuẩn bị tâm lý và cách giải quyết tốt hơn, đồng thời thông báo cho du khách về lịch trình từ lúc khách mua tour cho đến lúc thực hiện tour và kết thúc tour.
Hướng dẫn viên không thể thực hiện nhiệm vụ một cách máy móc mà cần phải linh động, trở thành người bạn đồng hành, đáng tin cậy của du khách. Vì thế, hướng dẫn viên phải giao tiếp tốt, biết cách ứng xử và nắm bắt tâm lý của du khách, phải liên tục trau dồi, học hỏi vì các thói quen ứng xử , tâm lý con người có thể thay đổi tùy theo điều kiện lịch sử.
Chất lượng chuyên môn của hướng dẫn viên phụ thuộc khá nhiều vào khối lượng kiến thức mà hướng dẫn viên tích lũy và áp dụng trong thực tiễn. Những quy tắc xã giao cơ bản, những yêu cầu và tri thức nghề nghiệp bắt buộc phải có trước khi hướng dẫn viên tiếp nhận phục vụ khách du lịch.
Hướng dẫn viên cần nắm rõ và thực hiện tốt nghệ thuật diễn đạt trước khách du lịch – là những người mới gặp lần đầu, có thói quen, khả năng nghe nhìn và cảm nhận khác nhau. Một hướng dẫn viên giỏi nghiệp vụ vừa phải nắm được tâm lý du khách vừa nắm được các lý thuyết truyền đạt cơ bản: ngắt quãng, lên giọng, xuống giọng, nhấn mạnh, chậm rãi, lướt nhanh,…đặc biệt, hướng dẫn viên phải sử dụng ngôn ngữ chính xác, dễ hiểu, có sức truyền cảm, thu hút người nghe.
Những thông tin mà hướng dẫn viên đưa ra phải có sức thuyết phục và được du khách tiếp thu dễ dàng theo mục đích, nhu cầu du lịch của khách. Hạn chế tối đa sự biểu lộ nhàm chán trong ngôn từ cũng như nội dung trình bày, không đọc bằng giọng văn vô cảm thông qua các nội dung thuyết trình đã được chuẩn bị sẵn. Nội dung trình bày chỉ thật sự có hồn khi hướng dẫn viên yêu nghề đúng nghĩa, quý trọng khách và trân trọng các nguồn tài nguyên du lịch quốc gia: danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử, phong tục, tập quán.
